Sociální služby › Informace pro poskytovatele služeb › Rozvojové projekty › Předcházející projekty › Projekt služby prevence II

Otázky a odpovědi

10. 2. 2012

Dotazy_setkání s poskytovteli

Dotaz: Jak účtovat či klíčovat náklady na společném režijním středisku?

Odpověď: Náklady, které není možné jednoznačně přidělit ke konkrétní zakázce , činnosti či službě, je možné rozdělovat (klíčovat) na základě pravidel, která si organizace stanoví. Je na organizaci, jaký klíč (pravidla) si pro klíčování určí. Pravidla by měla mít logickou návaznost na organizační a procesní strukturu organizace, služeb, činností.

Příklady: klíčování dle počtu pracovníků na činnostech (vzdělávání,…), dle podlahové plochy (např.energie), dle počtu hodin úvazku, apod. Optimální je klíčování ihned při vypořádávání dokladů (faktury, platby,…..) ale lze akceptovat i skutečnosti, že se mohou předpokládat ještě další zdroje, činnosti a proto lze režie rozdělovat např. po čtvrtletích (režie by byly vedeny např. na zvláštním středisku) a na konci roku provést konečné „srovnání“. Nelze ze strany zadavatele jednoznačně stanovit metodiku, ale v každém případě musí být klíčování přehledné a zdůvodnitelné.

Dotaz: Je možné dělit náklady dle zakázek a na každou smlouvu? Např. nájemné, které je společné pro více projektů. Je možné tyto náklady klíčovat pod každý projekt jednotlivou smlouvou?

Odpověď: Ano, takové náklady je možné klíčovat u každé faktury. Další variantou je vedení vnitropodnikových účtů, dtto předchozí dotaz.

Dotaz: Změna účetní metody.

Odpověď: Otázku změny účetní metodiky řeší zákon o účetnictví (jedná-li se např. o změny účtování o zásobách). Jedná-li se o změnu např. klíčování režií, je možné od určitého data v návaznosti na plnění podmínek od jednotlivých donátorů změnit pravidla klíčování, ale musí k tomu být zřetelný podnět (předem nepředvídatelná skutečnost – nový významný zdroj financování, zásadní organizační změna apod.) Účelové změny v pravidlech bez vazby na objektivní skutečnosti nejsou akceptovatelné.

Dotaz: Je třeba evidovat všechny případy, které souvisí s projektem na běžném účtu?

Odpověď: Ze zásad, které jsou definovány v IP a také ze Smlouvy o zajištění sociální služby je zřejmé, že je nutno účtovat o předmětu smlouvy odděleně. Některé organizace mají zvláštní projektový účet, jiné provádějí platby i projektových transakcí přes běžný účet organizace. V každém případě je nutno o všech transakcích, které se vztahují k projektu, účtovat odděleně (rozlišení transakce doplňkovou účetní větou – „středisko“, „zakázka“ popř. obojí).

Dotaz: Je nutnost sepsat pracovní smlouvu když má člověk v projektu poloviční úvazek?

Odpověď: Otázka sepsání pracovní smlouvy při polovičním úvazku bude řešena individuálně.

Dotaz: Metodika způsobilých výdajů OPLZZ stanovuje pravidlo, že pracovník zařazený do projektu nesmí mít pracovní úvazek vyšší než 1,0. Je stejná povinnost stanovena i pro IP?

Odpověď: Metodika způsobilých výdajů OPLZZ se na realizaci zakázek nevztahuje, tzn., že zaměstnanci poskytovatelů mohou mít pracovní úvazek přesahující 1,0.

Dotaz: Smlouva o zajištění sociální služby stanovuje dobu výpadku služby ve výši 5% za kalendářní rok. Jakým způsobem se do tohoto omezení zahrnují státní svátky?

Odpověď: Ambulantní formy služby (příp. je-li stanovena časová dostupnost služby týdně u terénní služby) je poskytovatel vázán dostupností stanovené týdně. Je-li v týdnu státní svátek, který zasahuje do běžné otevírací doby uvedené v registru sociálních služeb, je požadavek na dostupnost služby krácen o dobu časové dostupnosti služby připadající na tento den

(např. poskytovatel má sjednánu týdenní časovou dostupnost 20 hod, rovnoměrně rozloženou do pracovního týdne 4 hodiny denně, z toho 4 hodiny připadá na státní svátek, skutečně poskytnutá časová dostupnost je 16hod = v daném týdnu je tak zajištěna 100% dostupnost).

Terénní formy služby

Časová dostupnost pracovníků dle § 115 odst. 1 ZSS byla stanovena s ohledem na pracovní fond, po odečtení dnů připadajících na státní svátky, tedy u terénní formy služby nejsou státní svátky tolerovány).

Výpočet nedostupnosti služby

Sledování nedostupnosti služby bude monitorováno na základě Zpráv o plnění služeb a naplnění indikátorů předkládaných poskytovatelem. Poskytovatel je povinen informovat objednatele o rozsahu nedostupnosti služeb. Objednatel bude sumarizovat hodiny, kdy nebyla splněna dostupnost vždy za každý kalendářní rok.

V příkladu ambulantní služby (viz. výše) se sčítají údaje vždy za týden. Kalendářní rok má 52 týdnů tj. celková dostupnost stanovená smlouvou je 52 týdnů x 20 hodin tj. 1040 hodin ročně tolerance tak činí 52 hodin. Pokud poskytovatel neposkytoval službu týden v měsíci červenci (20 hodin) a 7 dní v prosinci tj. 28 hodin. Celkově spadá do tolerance 5 % výpadku dle ustanovení smlouvy.

V případě terénních služeb, kde je dostupnost nastavena v počtu hodin za měsíc a je počítána takto:

Je-li smluvně zavázaný poskytovatel ke 224 hodinám, poskytovatel má 2 pracovníky.

V daném měsíci je disponibilní pracovní fond pracovníků zařazených v přímé práci za měsíc 176 hodin a pracovníci se podílí na přímé práci 80 % (20 % činí nepřímá práce tj. účast na poradách a PR aktivity).

Jeden z pracovníků je přítomen celý měsíc, dostupnost služby je tak zajištěna v rozsahu 141 hodin (176 hodin x 0,8).

Druhý pracovník byl v daném měsíci 2 dny na vzdělávání a 10 dní nemocný. Dostupnost je krácena o čas, který měl v dané dny dle rozvržení pracovní doby vykonávat přímou práci. Je-li přímá práce rozvržena rovnoměrně 80 % v týdnu, krátí se doba dostupnosti o 12 dnů x 8 hodin x 0,8 – podíl přímé páce, tedy o 77 hodin. Celková dostupnost za tohoto pracovníka tak činila 64 hodin (141 hodin dostupnosti k přímé práci – 77 hodin) v měsíci.

Z celkově smluvně vázaných 224hod zajistil poskytovatel dostupnost v rozsahu 205 hodin. Dostupnost tak nebyla naplněna v rozsahu 19 hodin.

Pokud daná situace nastane ve 3 měsících, sčítá čas nezajištění dostupnosti (tj. 19 + 19 + 19) celkový výpadek služby je tak 57 hodin.

Roční požadovaná dostupnost je v tomto případě 12 měsíců x 224 hodin tj. 2 688 hodin. Celková tolerance nedostupnosti služby je 134 hodin (2688 hodin x 0,05).

Celkově spadá do tolerance 5 % výpadku, dle ustanovení Smlouvy.

Dotaz: Jakým způsobem bude kontrolována dostupnost služby v případě jejího výpadku?

Odpověď: Poskytovatel je povinen prokázat, že byla zajištěna dostupnost služby v požadovaném rozsahu a případné výpadky hlásit ve Zprávě o plnění služeb a naplnění indikátorů.

Prokazování dostupnosti u ambulantních forem služby

Kontrola je realizována osobní návštěvou v místě poskytování služby, kde bude kontrolována okamžitá kapacita stanoveného počtu pracovníků, evidence docházky, náplně práce (evidence pracovních činností), evidence činností mimo běžné pracovní činnosti (nepřímá práce, absence, atd.), evidence uživatelů;

Kontrola označení místa poskytování služby a zajištění základního poradenství v případě výpadku služby.

Prokazování dostupnosti u terénních forem služby

Kontrola dostupnosti u terénních služeb je realizována kontaktováním pracovníků služby a následná návštěva v místě poskytování služby.

Rozsah poskytování služby bude kontrolován na základě evidence docházky pracovníků a jejich podílu na přímé práci. Ten může být doložen v náplni práce – u pravidelných opakujících se činností nepřímé práce (např. podílem přímé práce z celkového pracovního času dle metodiky poskytovatele), doplněnou evidencí činností vykonávaných mimo běžný pracovní den tj. činností, které přesahují rámec rovnoměrného rozvržení nepřímé práce (např. vzdělávání, supervize, účast na plánování sociálních služeb apod.), nebo evidencí pracovních činností – podrobný výkaz práce. Vytížení bude kontrolováno ve vazbě na evidenci uživatelů a záznamech o poskytnuté službě a metodiku poskytovatele (pracovní postupy);

Evidence pracovníků musí být vedena průběžně. Poskytovatel v rozvržení práce nebo evidenci prokazuje aktuální dostupnost pracovníků (telefonická kontrola terénního pracovníka, kde se nachází).

Kontrola označení místa poskytování služby a zajištění základního poradenství v případě výpadku služby.

V případě delšího výpadku pracovníka, který by měl za následek překročení povolené 5% omezení služby, je třeba provést adekvátní náhradu jiným pracovníkem.

Dotaz: Objasnění pojmu přímá a nepřímá práce

Odpověď: Přímou prací se rozumí činnosti, které bezprostředně souvisí s poskytováním sociálních služeb konkrétním klientům, zahrnují se mezi ně zejména jednání se zájemcem o službu, depistáž, bezprostřední příprava na intervenci, zápis z intervence, jednání ve prospěch klienta, přímá práce s klienty, případová supervize, cesta za uživatelem v terénu apod.

Oproti tomu nepřímá práce souvisí s vytvořením podmínek pro poskytování služby či chod organizace např. porady, vzdělávání, supervize týmu, statistiky, účast na plánování sociálních služeb, péče o pracoviště a pracovní pomůcky, tvorba metodik, apod.

Dotaz: Je třeba zaznamenávat klíčování práce?

Odpověď: O klíčování práce je třeba vést interní evidenci. Pro jednoznačnost se doporučuje vytvořit metodiku na klíčování práce. Při kontrole může být vyžadováno předložení rozpisů práce, denní činnosti, docházky atd. Klíčování je dále možné uvádět ve Zprávě o plnění služeb a naplnění indikátorů, avšak není to nutností

Dotaz: Kde má být umístěna informační cedule?

Odpověď: Informační ceduli je třeba umístit na viditelném místě u vstupu do budovy (příp. v hale), kde je služba realizována.